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對加強事務所內部管理的一些思考

2003-7-21 18:0 來自:中國注冊會計師 【 】【打印】【我要糾錯
  改制后的事務所和過去相比,是一個全新的體制。新的體制要求建立新的管理模式和運行機制,才能得以鞏固和發(fā)展。但改制以后,有些事務所在運行中,內部管理并沒有根本地轉變,實行家長制的領導,在所內一股或兩三股獨大,忽視發(fā)揮注冊會計師或其他執(zhí)業(yè)人員的作用,忽視股東的作用,合伙所忽視其他合伙人的作用,主任會計師個人說了算,這些所內部沒有建立相應的治理結構和必要的規(guī)章制度。不解決這個問題,注冊會計師行業(yè)就沒有穩(wěn)定的發(fā)展基礎。我對這個問題做了一些思考,在這里提出來大家一起研究。

  完善事務所內部的治理結構

  我國脫鉤改制后的事務所大多采取有限責任制。幾年來,一些輿論宣傳認為,會計師事務所全部“合伙化”很快就要到來,有限所僅是一個短暫的過渡而已,卻很少有人認真研究有限所的內部管理。現(xiàn)在看來,會計師事務所的這兩種體制可能仍然要存續(xù)一段時間,因此,認真研究這兩種組織形式的內部結構治理,建立必要的內部管理制度并建立新的運行機制,對事務所的健康發(fā)展是極為重要的。

  法人治理結構是公司法對有限責任公司和股份制公司的一種規(guī)范,有限責任會計師事務所是按公司法的有限責任制的原則組建的,其中當然也考慮了注冊會計師行業(yè)的特點,但只有按照法人治理結構來規(guī)范事務所的內部運作,才能解決目前存在的矛盾。我認為有限責任事務所的法人結構治理應該抓好以下四個環(huán)節(jié)。

  1.完善股東制。對會計師事務所而言,沒有股東或稱一般出資人就沒有有限責任事務所。按公司法的規(guī)定,誰出資誰就是股東。按財政部規(guī)定,取得中國注冊會計師證書并在事務所執(zhí)業(yè)的人才能出資,才能成為股東。其后又有規(guī)定,實行多元化經(jīng)營的有限責任會計師事務所,凡經(jīng)批準注冊的注冊會計師、注冊評估師、注冊稅務師、注冊造價師、土地評估師、房地產估價師等相應執(zhí)業(yè)資格的,都可以成為會計師事務所的出資人。但這僅是一個方面,另一方面是這些人是否都愿意出資,這還得看個人意愿。目前執(zhí)行中存在的問題是,有的有執(zhí)業(yè)資格的人員不愿出資,即不愿當股東,這對事務所影響不大,但也有的人要求出資,事務所不愿給他們出資,因而出現(xiàn)事務所到底是股東多一點好還是少一點好之爭。我個人認為,股東是多一點好還是少一點好,不要主觀地去設定,應該從實際出發(fā),在公司法允許設置股東的范圍內,只要有資格的執(zhí)業(yè)人員有要求,就應該允許其成為股東。這樣做的好處是:適應目前人們的思想水平,絕大部分專業(yè)人員是事務所的股東,自己感到是主人,就不存在誰給誰打工的問題;專業(yè)人員大部分成為了股東,大家就有搞好這個所的發(fā)言權,會增強事務所的凝聚力。

  2.完善董事會。董事會是有限責任公司法人治理結構的核心。財政部在有限責任會計師事務所的審批辦法中對發(fā)起出資人(即董事會成員)規(guī)定了6個條件。經(jīng)過三年來的實踐,我認為這6條對事務所領導班子成員的條件只是一般的要求,還缺乏對領導班子素質和能力的要求。領導班子的素質和能力是辦好事務所的關鍵。我認為,對董事會成員的條件要求應該是:本所股東;有從事獨立審計工作或管理經(jīng)驗;有一定的專業(yè)能力和市場開發(fā)能力并有良好的執(zhí)業(yè)道德;年齡在國家規(guī)定的職齡內;為人正直、誠實、勇挑重擔、敢于創(chuàng)新、具有較強的責任感和責任心,并有一定的組織、協(xié)調能力;有奉獻精神,不以權謀私,關心員工,熱忱為本所服務。為了保證會計師事務所的注冊會計師性質,在董事會成員中還應規(guī)定要有5名取得中國注冊會計師資格證書的。新一屆董事會成員的產生,在設定了條件以后,交全體股東醞釀提名,經(jīng)董事會集中提出候選人,然后提到股東大會選舉產生。在換屆選舉的過程中,原來的董事會成員包括主任會計師在內,一定要保持平和的心態(tài),自己的去留由股東大會去選擇,不能為了個人能夠繼續(xù)掌權而采取拉一部分人或事前封官許愿的辦法,這種做法會使事務所走上分裂。經(jīng)過設定條件,民主選舉,把真正能干的人選上事務所的領導班子,事務所才能健康發(fā)展。

  3.完善股權結構。股權結構決定著事務所控制權的分布,是事務所能否健康發(fā)展最重要的因素。改制后幾年來,事務所的情況發(fā)生了很大的變化。其一,由于事務所改制時是以原事務所部分執(zhí)業(yè)人員為發(fā)起人的方式實現(xiàn)的,當時的執(zhí)業(yè)人員數(shù)量較少,人才有限,因而大多數(shù)事務所的股權結構都存在過分集中于原有執(zhí)業(yè)人員的弊端。其二,事務所經(jīng)過三年的發(fā)展,執(zhí)業(yè)人員多了,人才多了,事務所對重大問題的決定是以股權進行表決的,如果股權還集中于原有股東或原有董事會成員手里,新進來的執(zhí)業(yè)人員,特別是優(yōu)秀人才不能參與事務所重大問題的決定,事務所就不能發(fā)展,或者是留不住人才。其三,前幾年由于事務所得到免稅照顧,投資回報較高,因而給執(zhí)業(yè)人員一個錯誤的信息,就是在事務所要爭得股權,有了股權既有權又有錢。股權的分配是事務所內部管理最敏感最棘手的問題。針對這些問題,事務所在換屆改選的過程中,既要注意構造比較穩(wěn)定的大股東,又要努力構建多元化的股權結構。

  4.完善權力分配和議事規(guī)則。在有限所中,股東是基本“細胞”。把大部分專業(yè)人員都吸收到股東會中來,可使事務所扎根于廣大的執(zhí)業(yè)人員中。但股東會、董事會、主任會計師的職權劃分極為重要。如果職責不清,股東人越多越亂。在章程中應該規(guī)定,股東大會是事務所最高權力機關,事務所的哪些重大問題要經(jīng)股東大會討論通過,董事會不能越權代替股東大會;但董事會是股東大會的執(zhí)行機關,又是事務所日常管理工作的決策機關。如果事務所日常運作的問題都要拿到股東大會討論決定,只能是一天到晚陷在會議堆里,什么事也干不成。哪些問題需要董事會討論通過,主任會計師的職權在章程中必須明確。事務所的重大問題經(jīng)股東大會或董事會討論通過后,主任會計師應該大膽地拍板執(zhí)行,否則就不能形成強有力的行政指揮系統(tǒng),這個組織也就沒有戰(zhàn)斗力了。事務所各級組織的權力劃分,要按照公司法的基本原則結合事務所的實際把它規(guī)范起來。在完成權力的分配以后,要制定出各級的議事規(guī)則,有事討論,按程序、按規(guī)定去辦,特別是表決制度,一定要嚴格執(zhí)行。

  有限責任事務所實行法人治理結構是新體制所要求的,現(xiàn)在看來,主任會計師自覺地執(zhí)行有限責任制的各種規(guī)范是個關鍵。合伙事務所按照規(guī)定則要建立合伙人管理委員會來管理事務所。合伙所的合伙人應該總結改制后的實踐經(jīng)驗,進一步建立健全合伙人治理結構,特別是合伙所的主任會計師是代表合伙人管理委員履行職責的,對事務所的重大問題的決定要經(jīng)其他合伙人討論,作出決定后才能去執(zhí)行。合伙人之間要注意溝通,絕不能獨斷專行。

  嚴格內部管理,建立內部控制機制

  會計師事務所內部的組織構架必須適應各個時期執(zhí)行業(yè)務的需要,執(zhí)業(yè)范圍擴大了,內部的組織構架也必須及時調整。組織構架的調整,既要考慮到業(yè)務的發(fā)展,又要考慮到內部專業(yè)人才的綜合利用。從目前各事務所管理的情況看,必須建立以下三個內部約束機制。

  1.執(zhí)業(yè)質量控制機制。構成這個機制的有四個環(huán)節(jié):一是事務所要有統(tǒng)一的反映審計項目財務狀況和反映整個審計軌跡的全所統(tǒng)一的工作底稿;二是要有一套從承接審計項目到出具審計報告的操作規(guī)范;三是實行三級復核要明確各自的重點;四是要有專門的機構和人員去審核、檢查這些制度的落實,以保證各項審計業(yè)務不出現(xiàn)審計質量問題。

  2.財務核算控制機制。事務所的各部門,包括兼營業(yè)務的部門在內,對外不管掛什么招牌,都是本所不可分割的組成部分;在外地的各個分支機構,都是事務所的派出機構。按照財務制度規(guī)定,全所要實行統(tǒng)一核算,統(tǒng)付盈虧。但實際上現(xiàn)在有些大所做不到統(tǒng)一承接業(yè)務、統(tǒng)一執(zhí)業(yè)標準、統(tǒng)一出具審計報告、統(tǒng)一核算統(tǒng)負盈虧,特別是統(tǒng)一核算、統(tǒng)付盈虧做不到。其原因從客觀上看,許多大所是由分散在各地的事務所聯(lián)合而成。這些事務所的所在地經(jīng)濟發(fā)展水平不同、收入不同,由于原來各所分配的水平不同,所以很難一下子把它拉平。從主觀上看,聯(lián)合的目的,有的事務所(不是全部)看中的是總所的資格,因為總所資格較多,愿與之聯(lián)合,只要總所有資格,分所都可以執(zhí)業(yè);而有的總所看中的只有市場份額,可以打入異地市場,也可以取得一部分管理費,所以愿意與小所聯(lián)合。但聯(lián)合以后,長期不能做到“四統(tǒng)一”。這種所實際是搞小組承包或個人分散執(zhí)業(yè),事務所只不過是一個松散的聯(lián)合體,要這個聯(lián)合體的目的是為了取得執(zhí)業(yè)資格而已。

  3.業(yè)務項目開發(fā)和管理機制。業(yè)務開發(fā)首要的還是以誠信、質量、好的服務去贏得客戶,鞏固老客戶,把臨時客戶轉為固定客戶,以信譽讓客戶主動上門找服務。二是走出去,擴大幅射范圍,擴大市場份額。三是開拓新的業(yè)務領域,要發(fā)揮大所專業(yè)人員多的特點,開拓別人承擔不了的新業(yè)務領域。四是研究建立業(yè)務承接網(wǎng)絡。業(yè)務項目開發(fā)重要,事務所內部的項目管理也同樣重要。

  以人為本是事務所管理的核心問題

  1.自行培養(yǎng)。許多事務所立足于自己培養(yǎng),動員、鼓勵年輕的大專以上畢業(yè)生參加各種資格考試,給予復習時間,考試費用由所報銷。經(jīng)過多年的努力,有的事務所原來沒有資產評估資格或工程造價審核資格,由于所內人員經(jīng)過考試取得了資格,從而拓寬了事務所的業(yè)務領域。

  2.招聘人才。一個較大的事務所,單靠自己培養(yǎng)人才是不夠的,還必須招聘社會上的優(yōu)秀人才。但招聘的人才一定要符合事務所的發(fā)展目標,招聘人才有兩種做法:一種是列出用人條件登報招聘;二是要求轉到本所的專業(yè)人員擇優(yōu)選用。

  3.聯(lián)合吸收人才并擴大執(zhí)業(yè)范圍,F(xiàn)在有些大的事務所,占有市場份額較大,單憑自己培養(yǎng)人才來不及,招聘人才又沒有來源,可以考慮通過聯(lián)合或兼并一些小的事務所來吸收專業(yè)人員。

  4.建立升降機制。每個員工每年執(zhí)行的業(yè)務都有詳細的考核辦法,年終評定,經(jīng)董事會討論,有勝任上一級職務工作能力的應提到相應的崗位上;能勝任本職的繼續(xù)聘用;不能勝任本職的降聘或解聘。這個機制可以激勵員工積極向上。

  5.工資激勵機制。有的事務所對管理人員試行年薪制,這個辦法管理人員沒有意見,固定工資加項目提成或年薪制只是發(fā)放工資的形式,其核心問題是要體現(xiàn)投入智力勞動的成果和對事務所作出的貢獻要與獲取的報酬相一致,多勞多得,這樣才能激勵全所員工努力工作,作出貢獻。

    (作者:廣西壯族自治區(qū)注冊會計師協(xié)會會長 覃立勛)